管理組合が毎月区分所有者から徴収する「管理費」や「修繕積立金」は、「管理規約」及び「総会決議」に基づき定められた額を確実に徴収することが重要です。滞納を放置すると日々の管理はもとより、大規模修繕の実施にも悪影響がおよびます。また、居住者間の不公平感などにより、トラブルに発生するケースも多くあります。マンションにおける滞納対策の基本は「管理会社」と「理事会」が滞納者やその額を正確に把握し情報を共有することから始まります。管理会社から、毎月提出される「未収金明細書等」をもとに、滞納状況について把握し、仮に滞納者がいるようでしたら、迅速に対応を検討することが重要です。なお、判例によると滞納管理費等の時効は5年です。

【マンション管理標準指針】[滞納処理]コメント
管理費や修繕積立金は、マンションを維持、管理するための財源として区分所有者全員が費用を負担するものです。このような管理費等の滞納は、維持管理のための財源の不足を引き起こしうるものであり、マンションの適正な管理を脅かす重大な問題です。
管理費等の重要性にかんがみると、その滞納には管理組合が迅速に対応することが重要です。また、滞納処理が遅れると、滞納総額が大きな額となり滞納者としても支払いにくくなる、滞納処理が管理組合役員交代まで先延ばしされやすくなるといった要因により、その回収が一層困難になると言われています。
滞納処理については、最終的には法的措置に訴えることもありますが、単に失念している場合や法的措置以外の方法で回収できる場合も少なくないことから、まずは、滞納している旨を本人に知らしめることから始め、次いで電話や対面、文書などで督促を行い納入を促し、回収を図ることとなります。
滞納者への督促方法は、文書等による督促などから、理事長の勧告及び指示さらに法的措置へと、3ヶ月程度が切り替えの目安となるでしょう。こうしたことから、滞納を確認後速やかに回収に着手し、滞納期間3ヶ月以内に法的措置を除く手続きを一通り行うことが必要であり、「滞納の期間が3ヶ月以内に、文書等による督促などを行っている。」ことを「標準的な対応」としました。
管理費等の滞納者へ文書等による督促などを行っても、なお、納入が促されずに、滞納期間が3ヶ月を超えた場合には、更なる対応が求められるでしょう。
文書による督促以外には、標準管理規約では、理事長の勧告又は指示若しくは警告や訴訟その他法的措置の追行の規定を置いています。訴訟その他法的措置の追行としては、支払督促制度、60万円以下においては少額訴訟制度やこれらを前提とした強制執行まで様々な制度があります。
これら法的手続きの行使については、滞納状況に応じた使い分けが必要となり、速やかに検討を行うことが必要です。
維持管理のための財源を確保することの重要性を考慮し、コミュニティとのバランスをとりつつも、管理組合がマンションを適正に管理するという本質をかんがみて、「滞納の期間が3ヶ月を超えた場合、速やかに少額訴訟等の法的手続きの行使について検討を行い、滞納の期間が6ヶ月になる前に対応方針を決めている。」ことを「望ましい対応」としました。

管理費の督促業務は理事の負担になる

管理費の滞納者への対応では、そのマンションに実際に住んでいる人に管理費を支払うよう督促を行ったり、それでも話が進まず、管理費を支払ってもらえない場合、裁判における当事者(原告)となるケースもあります。居住者同士のトラブルでも仲裁に入るのは面倒なのに、さらにお金の問題が絡み、それが自分自身に直接関係することではなく、管理組合の業務としてこういう問題に関わらざるを得ないようなケースとなると、理事長を始めとした管理組合の役員の負担は大きいでしょう。そして、管理費の督促業務などは、管理会社の仕事であって、管理会社に任せておけば大丈夫と考える管理組合の役員の方も多いようです。

管理費の督促は誰の仕事!?管理会社それとも管理組合

確かに管理組合と管理会社とで締結している「管理委託契約」には管理費の督促に関する業務について、具体的にその内容が記載されていることが大多数ですが、「管理委託契約書」や「重要事項説明書」で契約内容を確認すると、多くのケースでは管理費の督促業務には期限が設けられているはずです。大体のパターンでは滞納が生じた月から6ヶ月が経過するまでは管理会社が滞納者に対する督促業務を行うが、その後の滞納については、管理組合が行うものとするとなってます。多くの場合、こういった内容になっているのは、国土交通省が作成した「管理委託契約書」の雛形である「標準管理委託契約書」が、こういった内容であり、管理会社は多くの場合、これに準じて契約書を作成していますので、この内容自体に特段問題があるわけではありません。管理組合の役員は、一定期間経過後の管理費の督促業務は管理組合の側で行う必要があることを理解する必要があります。

【マンション標準管理委託契約書】第10条(管理費等滞納者に対する督促)
乙は、第3条第1号の業務のうち、出納業務を行う場合において、甲の組合員に対し別表第1 1(2)[2]の督促を行っても、なお当該組合員が支払わないときは、その責めを免れるものとし、その後の収納の請求は甲が行うものとする。
2 前項の場合において、甲が乙の協力を必要とするときは、甲及び乙は、その協力方法について協議するものとする。

<コメント第10条関係>
弁護士法第72条の規定を踏まえ、債権回収はあくまで管理組合が行うものであることに留意し、第2項のマンション管理業者の協力について、事前に協議が整っている場合は、協力内容(甲の名義による配達証明付内容証明郵便による督促等)、費用の負担等に関し、具体的に規定するものとする。

【マンション標準管理委託契約書】別表第1(事務管理業務)
② 管理費等滞納者に対する督促
一 毎月、甲の組合員の管理費等の滞納状況を、甲に報告する。
二 甲の組合員が管理費等を滞納したときは、最初の支払期限から起算して○月の間、電話若しくは自宅訪問又は督促状の方法により、その支払の督促を行う。
三 二の方法により督促しても甲の組合員がなお滞納管理費等を支払わないときは、乙はその業務を終了する。

※ マンション管理組合を「甲」マンション管理会社を「乙」としています。

管理費・修繕積立金の滞納住戸割合の推移

平成25年度マンション総合調査によると、マンションの管理費等の滞納割合は、平成20年度と平成25度を比較すると減少しています。

管理費・修繕積立金の滞納3ヶ月以上の有無と滞納住戸割合

管理費や修籍積立金を3ケ月以上滞納している住戸についての調査では、滞納 (3ヶ月以上) 住戸がある管理組合は『37.0%』です。

管理費・修繕積立金の滞納6ヶ月以上の有無と滞納住戸割合

管理費・修繕積立金を6ヶ月以上滞納している住戸の有無についての調査では、滞納(6ヶ月以上)住戸がある管理組合は『22.7%』(不明を除くと26.2%)です。

管理費・修繕積立金の滞納1年以上の有無と滞納住戸割合

管理費・修籍積立金を1年以上滞納している住戸の有無についての調査では、滞納 (1年以上)住戸がある管理組合は『15.9%』 (不明を除くと18.9%)です。

管理費・修繕積立金の滞納者へ行った管理組合の措置

滞納者に行ったことがある措置についての調査では「文書等による催促」が『76.2%』と最も多く、つぎに「支払請求等の訴訟(少額訴訟を含まず)」が『9.2%』、「少額訴訟」が『6.6%』となっています。「これまでに滞納者が発生したことがない」は『10.0%』となっています。管理費等の滞納が増えると適正な管理業務が実施できなくなる等の問題につながりますので、管理組合としては、まずは管理費の収納状況及や滞納発生の有無等を速やかに把握し、滞納が発生している場合には個別の滞納理由に応じた督促手段によって滞納管理費の早期徴収に務めることが重要です。

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マンション管理組合の理事の日頃の管理組合運営に対するご負担は、年々増しています。マンション管理をめぐる問題や滞納問題や民泊の問題など居住形態による利害関係の複雑さがその背景にあります。これらの問題に適切に対応するためには、一年毎に交代する理事だけでは負担が大きすぎます。理事の負担を減らし理事会や管理組合運営を適正化するために、マンション管理のプロフェッショナルであるマンション管理士をご活用ください。 マンション管理士は、マンション管理組合運営等に係る広範かつ、専門的な業務を総合的にマネージメントする役割を担います。マンション管理について何かお困りのことがあれば、八重洲マンション管理士事務所にお任せください。マンション管理組合の抱える問題に幅広く対応いたします。