理事会は管理規約で定められた管理組合の業務執行機関です。理事会は複数の理事で組織され、管理規約で定められた業務や総会で決められた事項を実施します管理組合を運営するための具体的な業務や、総会に諮る議案等の作成をおこないます。管理組合運営に関する重要な事項は、総会の決議で決められますが突発的なトラブルが起こることもあります、その都度、マンションの区分所有者全員が集まり議論するのは、現実的ではありません。そこで、日常的な管理業務全般についての確認や検討を行うのが理事会の役割です。理事会のメンバーは、総会で選任され、その理事の中から、理事長、副理事長、会計担当理事などの役職が互選で決められます。監事は理事の業務を監査する役割を担いますので、理事には含まれません。監事は、役員(理事+監事)の一員として扱われます。監事は、管理組合の活動状況や財産の状況をチェックすることがその役割ですので、監事は理事ではありませんが理事会に出席して意見を述べることができるとされているのが一般的です。
理事会の役割は「建物の管理」「会計の確認」「コミュニティ形成」等の多岐にわたり、理事会の果たすべき役割は非常に大きいものです。しかしながら、マンションによって、理事会の開催数はかなりの差があります。マンション管理標準指針では、毎月1回定期的に開催することを望ましい対応としています。

【マンション管理標準指針】[理事会][開催数]

理事会は、最高意思決定機関たる総会の意思決定の下に、執行機関たる理事長が各般の管理組合の業務を執行するにあたっての意思決定を行う機関、いいかえれば、業務執行の具体的意思決定機関ですが、総会は、年1~2回しか開催されず、そこで決議される事項も自ずと重要又は基本的な事項に限られるのが実態であるため、理事会の果たすべき役割は非常に大きくなります。理事会の業務は、建物の管理の状況、会計の確認、コミュニティ形成活動、官公庁との折衝等の多岐にわたること、また、月次で行うべきものもあること、さらに、開催数をルール化して不活発化を予防するためにも、月1回の定期的な理事会の開催が望まれます。しかし、現状では、月1回程度開催している管理組合の割合は総合調査によると毎月開催に至らない管理組合も少なくないことが伺えることから、一般的な管理組合であれば十分実現可能な対応として「少なくとも2ヶ月に1回定期的に開催している。」を「標準的な対応」としました。「望ましい対応」については、「毎月1回定期的に開催している。」としましたが、帰省等により役員が参集しにくい月まで含めて必ず月1回とすることは難しい場合もあることから、こうした状況で例外的に開催されない程度であれば、「望ましい対応」を満たしていると考えてよいでしょう。加えて、理事会の開催数とともに、理事の出席率も重要です。「理事に緊急かつやむを得ない事情が発生し、理事会に出席できない場合は、例外としてその配偶者又は一親等の親族に限り、代理出席を認める旨を管理規約に定めておく」などの工夫も必要です。

理事会のメンバー構成

理事会は、主に次のようなメンバー構成になっています。

理事長
「管理者」として管理組合を代表し業務を統括します。理事長は、理事会の決議にもとづいてルールを守らない違反者に対する注意や警告を行うことができます。また、法的な対応をとる場合には、理事長が原告となって裁判所に訴えを起こすことが可能です。

副理事長
理事長の業務を補佐し、理事長が役割を遂行できなくなったときにはその業務を代行します。

理事(会計担当、町会担当)
理事会で意見を述べるほか、管理規約等で定められた役割を担当します。

監事
監事は管理組合の監査機関で、管理組合業務の執行状況や会計などを監査する役割を担います。監事は理事ではありませんが、理事会に出席して意見を述べることができます。ただし、決議には参加できません。

管理組合には「会計年度」があり、理事会は、1年ごとに決算報告を行います。管理組合の1年間のスケジュールに沿って活動を進めていきます。

標準管理規約では、外部の専門家(マンション管理士等)を理事にする場合についても規定されています。

【標準管理規約】第6章[管理組合]第35条(役員)

管理組合に次の役員を置く。
一 理事長
二 副理事長 ○名
三 会計担当理事 ○名
四 理事(理事長、副理事長、会計担当理事を含む。以下同じ。) ○名
五 監事 ○名
2 理事及び監事は、組合員のうちから、総会で選任する。
3 理事長、副理事長及び会計担当理事は、理事のうちから、理事会で選任する。

外部専門家を役員として選任できることとする場合
2 理事及び監事は、総会で選任する。
3 理事長、副理事長及び会計担当理事は、理事のうちから、理事会で選任する。
4 組合員以外の者から理事又は監事を選任する場合の選任方法については細則で定める。

マンション管理組合における理事会開催状況

平成25年度マンション総合調査によると、マンションで理事会の開催数は「月に1回程度開催している」が『48.5%』と最も多く、つぎに「2ケ月に1回程度開催している」が『20.7%』となっています。居住者の中には、管理規約や使用細則があっても守らない人もいます。ルール違反者に対しては、共同生活の秩序を維持ために理事会で速やかに対応することが非常に大切です。

マンション管理組合における理事会への監事の出席状況

マンション管理組合の理事会への監事の出席状況についてみてみると「常時出席している」が『83.0%』と最も多くなっています。

理事会の引継ぎ

理事会では、日常的なトラブルや長期的な議論が必要な問題などに対応しなければならないため、任期中に完了できない問題も出てきます。このような問題を継続して検討するためには理事会の引継ぎを確実に行うことが重要です。引継を確実に行うために、「引継書」を作成しておくことが大切です。

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