理事会の運営は、業務の継続性が求められますが、不適切に役員(理事)の任期が長すぎると、管理会社との不適切な関係を疑われたり、他の区分所有者が無関心になってしまうケースがあります。そのため、役員(理事)は任期を明確に定めた上で、輪番制などを用いて、各区分所有者が平等に役員(理事)を務めることが原則です。

マンション管理組合の役員(理事)の任期はあまり長すぎるのも不適切です

平成25年度マンション総合調査によると、、役員任期1年が『59.6%』役員任期2年が『35.4%』役員任期3年以上が『1.1%』となっており、ほとんどのマンションで役員(理事)の任期は2年以内であることがみてとれます。

<マンション管理標準指針・理事の任期>
役員(理事)の任期が決まっていなかったり、不適切に長すぎると、役員(理事)の専横化や区分所有者の無関心化の恐れもあります。しかし、熱心で信頼を得た役員(理事)の再任を妨げるものとするのも不合理です。そのため、適切な期間で理事の任期が明確に定められており、再任される場合でも一定期間ごとにチェックされることが重要であることから、「理事の任期が1~2年の間で定められており、かつ、各理事の就任日及び任期の期限が明確となっている。」ことを「標準的な対応」としました。

役員(理事)の選任方法は輪番が『72.7%』と最も多い

つぎに、役員(理事)の選任方法についてはどうなっているのでしょうか。平成25年度マンション総合調査によると、順番(輪番)が『72.7%』立候補『32.3%』立候補『9.4%』となっています。実務上は、まずは立候補を募った上で、立候補者がいない場合には輪番表に従って候補者を選出している管理組合も多いようです。

管理組合運営の継続性を確保するために半数改選としているマンションは『24.7%』

そして、理事会運営の継続性を確保するためにも、役員(理事)の変更は半数ずつとした方が望ましいでしょう。平成25年度マンション総合調査によると、全員同時期に改選『59.2%』半数毎の改選『24.7%』となっており、まだまだ、半数回数としている管理組合は少ないようです。半数改選とすると任期が伸びてしまうことが敬遠されているためでしょう。

<マンション管理標準指針・理事の改選方法>
■なお、任期満了に伴い、全役員(理事)が交代するということになると、業務の継続性にやや欠ける感もあります。そこで、この点を重視すれば、役員(理事)の改選を半数ずつとすることが望ましくなります。この場合は、年度途中で役員(理事)を交代させることは適当でないので、任期を2年とする必要があります。
一方、現状では、任期2年、半数改選としている管理組合は多くなく、マンションによっては2年任期に抵抗感をもつ区分所有者がいることも考えられることから、これは「望ましい対応」としました。

継続性を確保するためにマンション管理士などの導入を検討してはいかがでしょうか

輪番制により役員(理事)が同時に交代してしまうと、引き継ぎを十分におこなうことが困難であり、管理組合の運営に支障をきたす場合があります。例えば、滞納者への対応や、大規模修繕工事に向けた取り組みなど引き継ぎが正確におこなう必要があります。こういった管理組合の不利益を防ぐためにも、マンション管理士と顧問契約をむすび、理事会の運営に継続性と長期的な視点で理事会を運営することを、ひとつの選択肢として検討してはいかがでしょうか。

マンション管理士の顧問契約サービス

管理組合顧問
マンション管理士の顧問契約サービスとは、理事会にマンション管理士が出席し、第三者の立場で、助言をおこなう業務です。管理組合の運営について、第三者の助言を得たい場合、そして輪番制で理事が毎年交代してしまうなど理事会の継続性の確保が困難な場合には、マンション管理が顧問に就任することによって、理事会運営の継続性を確保し、長期的な視野での管理組合運営を実現します。