マンション管理士の顧問契約サービスの特徴とは

マンション管理士事務所の代表的なサービスである「顧問契約サービス」は、マンション管理士が理事会や総会に出席し、組合運営にアドバイスをしたり、管理会社の業務についてチェックをおこなったりと、よろず相談所としての役割を担います。マンション管理士が理事会や総会に出席することで管理組合が抱える悩みをいつでも相談することができます。かかりつけのお医者さんのように、管理組合のちょっとしたトラブルや問題でも、気兼ねなく頼れる相談役がいることで、理事の負担を軽減することができます。マンション管理士の業務の中で、もっともおすすめできるサービスです。

マンション管理士と管理組合の顧問契約の特徴

顧問契約サービスは、マンション管理士と管理組合が、数ヶ月から年単位での長期契約を結び、マンション管理士が理事会や総会に出席することにより、管理組合がいつでもマンション管理士に相談することができます。

このサービスは、マンション管理士事務所の代表的なサービスのひとつで、導入する管理組合が年々増えています。マンション管理士に支払う毎月のコストはアップしますが、その分、マンション管理士による管理組合運営コストの合理化が期待できます。

管理組合にとっては、事前に管理士への支払い金額が事前に決まっていることから、総会による予算組みが比較的容易におこなえることも導入しやすいポイントのひとつです。

ただし、顧問契約というサービスの特性上、業務範囲が曖昧になりがちです。管理組合が期待している業務が顧問契約サービスの範囲に含まれるか確認が必要ですし、明確な業務範囲を事前に提示してくれるマンション管理士事務所を選択するのが大切です。

マンション管理士顧問契約のメリット

顧問契約サービスの最も大きなメリットは、マンション管理士が理事会や総会に出席してくれることで、管理組合が抱える悩みをいつでも相談できることです。

かかりつけのお医者さんのように、管理組合のちょっとしたトラブルや問題でも、気兼ねなく頼れる相談役がいることで、理事の負担を軽減することができます。

また、案件ごとにその都度マンション管理士事務所に業務を依頼すると、マンション管理組合の全体像を把握するまで時間や手間がかかりますが、顧問契約サービスでは、マンション管理士が常に寄り添うことで、マンションの隅々まで把握している頼もしい存在になります。
その他、顧問契約のメリットとしては以下のような項目があげられます。

管理組合の主体性を確保

管理組合の主体性を確保できる

顧問契約の特徴は定例の理事会等に管理士が参加し、理事と一緒に問題解決や付加価値について話し合いをもっていくことです。案件ごとにマンション管理士に丸投げしてしまうと、どうしても短期間で業務を終わらせるために、管理組合や理事会の意向が反映されないことがあります。その点、顧問契約は管理組合主体での管理を実現できます。

理事会業務の継続性を確保

理事会業務の継続性を確保できる

ほとんどのマンションでは、理事は、輪番制で毎年、入れ替わってしまいます。顧問契約でマンション管理士が常に理事会に参加することによって、新たに理事に就任される方に対しての引継ぎを管理士がサポートすることができます。理事会運営を管理士が常にサポートしますので、新たなメンバーも安心して理事を引き受けられるようになります。

癒着のない公平な理事会運営

癒着のない公平な理事会運営ができる

マンションの居住者間のトラブルに発展しやすい問題のひとつが、長年、「理事」をつとめる方と「管理会社」「大規模修繕工事の業者」と癒着が疑われる問題です。マンション管理士が第三者の中立性をもって管理組合の運営に参加することによって、居住者間の利害関係によるトラブルを未然に防ぐことが可能です。

マンション管理会社への抑止力

マンション管理会社への抑止力となる

マンション管理組合が毎月多額な費用を支払って、管理業務をおこなうのがマンションの管理会社です。おとなしいマンションの理事会に対しては、どうしても手抜きになりがちで利益率の高い提案をされがちです。コスト意識の高いマンション管理士が理事会に参加することによって、管理会社の担当者(フロント)に緊張感を与えます。

マンション管理士事務所選択のポイント

マンション管理士事務所の顧問契約サービスでは、どこの事務所でも「理事会」「総会」への出席は、基本業務に含まれるでしょう。ただしそれ以外の業務については、業務範囲が事務所ごとに異なり、明確にされていない事務所もありますので注意が必要です。

例えば、「管理業務の仕様の見直し」は顧問契約に含まれるのか、「管理会社への減額交渉」は別途費用が追加されるかなど、事前に業務範囲を明確に提示しているマンション管理士事務所を選択するべきです。

その他選択のポイントとしては以下のような項目をチェックすると良いでしょう。

専業のマンション管理士であるか

いつでも理事からの相談を受け付ける体制にあること

マンション管理士によっては、マンション管理士専業ではなく、別の仕事と兼務している場合があります。このようなマンション管理士では、いざ、理事が「メール」や「電話」で連絡をしてきても、迅速な対応は不可能です。顧問契約を依頼するマンション管理士は、最低限マンション管理士事務所を専業でおこなっていることが重要です。

専門家ネットワークを有しているか

弁護士や建築士等の専門家とのネットワークを有していこと

マンション管理組合の様々な問題に対し、弁護士や建築士等の専門家ネットワークを有していることが大切です。マンション管理の問題は多岐におよびますので、専門的な問題やトラブルを起こるたびに、マンション管理士以外の専門家を理事会が探すようでは、マンション管理士と顧問契約を締結するメリットが薄れてしまいます。

無料・有料の範囲が明確になっているか

業務範囲が明確であり、有料オプションが記載されていること

顧問契約サービス期間内に、マンションでは新たな課題が見つかる場合があります。管理規約の改正が至急必要になったり、管理委託費の減額交渉の必要性が生じたりすることも想定されます。そうなった場合に、顧問契約期間内であれば「無料」でおこなう業務に含まれるのか、「有料」であるかは、マンション管理士事務所により対応がわかれるところです。ですから、基本業務と有料オプション業務が明確になっているかは、顧問契約の依頼先を選択する上で、欠かせないチェックポイントです。

マンション管理士顧問契約導入まとめ

マンション管理士が顧問として、管理組合運営に携わることにより、理事の業務や精神的な負担の軽減になります。理事メンバーによる管理組合運営は、どうしても声の大きい居住者からの標的になりがちです。

そこで、第三者の中立的な専門家であるマンション管理士が顧問として、常に理事会に参加して理事会運営の調整役を担う役割は大きなものになるでしょう。

また、マンション管理士が顧問となることで、マンション管理会社に適度な緊張感を与え、管理会社の業務の質の向上が望めます。

また、マンション管理士が常に管理会社から提出された見積もりの額や内容をチェックすることにより、顧問契約で支払う(毎月3万円~)のコスト増は十分ペイできるでしょう。

顧問契約業務

管理組合顧問
理事会に当マンション管理士事務所のマンション管理士が出席し、第三者の立場で、助言をおこなう業務です。管理組合の運営について、第三者の助言を得たい場合や理事会が適正に運営できるように助言を受けたい場合にご利用ください。