マンション管理組合の役員とは、理事(理事長や副理事長等)の他に監事で構成されます。管理組合は、理事会の合議制によって運営されますが、監事は理事会の業務執行や管理組合の会計について監査する大切な役割を担っています。(理事会に出席することはできますが、理事会の議決の中に加わることはできません。)監事の大切な業務として管理組合の決算時に、帳簿書類に目を通して不正が行なわれていかチェックをおこないます。しかしながら、会計やマンション管理等の専門知識が不足している区分所有者による監事(監査)では、そのチェック機能におのずと限界があります。管理組合の大切な財産を守るための監査機能を有効なものにするために、今後は外部の専門家(公認会計士やマンション管理士)を監事に登用することも、一般的になるでしょう。

監事は管理理組合の監査機関

<理事会のメンバー構成>

理事長:「管理者」として管理組合を代表し業務を統括します。
副理事長:理事長の業務を補佐し、理事長が役割を遂行できなくなったときにはその業務を代行します。
理事(会計担当、町会担当):理事会で意見を述べるほか、管理規約等で定められた役割を担当します。

監事:監事は管理組合の監査機関で、管理組合業務の執行状況や会計などを監査する役割を担います。監事は理事ではありませんが、理事会に出席して意見を述べることができます。ただし、決議には参加できません。

標準管理規約では、監事は会計と業務の執行状況について監査を行い、総会で報告する義務が定められています。また、不正があると認められるときは、臨時総会を招集することができます。監事は、理事会に出席する義務はありませんが、必要に応じて参加することが認められています。平成28年度の改正で監事の理事会出席が義務付けられました。

【標準管理規約】第6章[管理組合]第41条(監事)
監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況を監査し、その結果を総会に報告しなければならない。
2 監事は、いつでも、理事及び第38条第1項第二号に規定する職員に対して業務の報告を求め、又は業務及び財産の状況の調査をすることができる。
3 監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況について不正があると認めるときは、臨時総会を招集することができる。
4 監事は、理事会に出席し、必要があると認めるときは、意見を述べなければならない。
5 監事は、理事が不正の行為をし、若しくは当該行為をするおそれがあると認めるとき、又は法令、規約、使用細則等、総会の決議若しくは理事会の決議に違反する事実若しくは著しく不当な事実があると認めるときは、遅滞なく、その旨を理事会に報告しなければならない。
6 監事は、前項に規定する場合において、必要があると認めるときは、理事長に対し、理事会の招集を請求することができる。
7 前項の規定による請求があった日から5日以内に、その請求があった日から2週間以内の日を理事会の日とする理事会の招集の通知が発せられない場合は、その請求をした監事は、理事会を招集することができる。

管理組合における収支決算案の監査の有無

平成25年度マンション総合調査によると、マンション管理組合で収支決算案の監査を行っている割合は『93.6%』となっており、ほとんどの分譲マンションで、決算については監査をおこなっています。マンションの管理組合の業務を適正に行うには、内部監査が欠かせません。そのため、標準管理規約では、監事を置くこととしており、一般的に、この「監事」と「理事」をあわせて管理組合の「役員」とよんでいます。なお、平成25年度マンション総合調査によると「収支予算案」の記載内容の確認をしているが『71.4%』となっており、一部のマンションでは、予算案の監査は、おこなっていないのが現状ですが、「予算」についても「決算」と同様に監事による監査を受けることが大切です。

【標準管理規約】第7章[会計]第59条(会計報告)
理事長は、毎会計年度の収支決算案を監事の会計監査を経て、通常総会に報告し、その承認を得なければならない。

管理組合における収支決算案の監査の方法

収支決算案の監査の方法についてみると、「収支決算書案と領収書、請求書等、証拠帳票との照合」が『82.7%』と最も多く、 つぎに「収支決算案と残高証明書の照合」が『72.7%』、「収支決算案の記載内容の確認」が『71.4%』となっています。

収支予算案の
記載内容の確認
収支決算書案と領収書、
請求書等の照合
収支決算案、
残高証明書の照合
その他 不明
71.4% 82.7% 72.7% 3.7% 1.6%

管理組合における会計監査の実施者

実際に会計監査の実施者についてみると「区分所有者の監事」が『95.1%』、「区分所有者以外の監事」が『2.3%』となっています。「公認会計士等による外部監査」を実施しているのは『1.8%』程度に留まっています。今後は、特に多額の修繕積立金を取り扱うタワーマンション等の大型マンションでは外部の専門家による監査も選択肢になるでしょう。

外部監査が行われてこなかった理由

では、これまでなぜマンション管理組合の外部監査が実施されてこなかったのでしょうか?良識ある組合員や監事経験者が、外部の専門家による会計監査の必要性を認識したとしても、導入までのハードルは相当に高いのが現実です。
管理組合の役員は、外部監査を誰に頼むべきか、また、費用はどのくらいかかるかを調査し、理事会での承認を得なければなりません。外部監査の導入が、組合としては本来合理的であったとしても、もし監査費用分だけ管理費を値上げせざるを得ない場合、感情的に反対する組合員も少なくないでしょう。(実際は既に予算承認を得ている予備費の範囲内で導入できるケースがほとんどですが。)このように、しくみを変えるのには、相当の手間がかかるのです。

引用:フィールズアカウンティンググループホームページより

管理組合における収支報告書の残高記載方法

収支報告書の残高記載方法 (収支報告書における残高の科目名称) についてみたものです。全体では、「収支差額」が『39.5%』と最も多く、つぎに「当期残高」が『23.5%』となっています。

ー 関連 ー

マンション管理組合監査の主要項目チェックリスト

マンション管理業協会のホームページから「管理組合監査 主要項目チェックリスト」をダウンロードできます。マンションの管理組合には、役員の構成や経過年数等の個性がありますが、このチェックリストは、マンション標準管理規約の条文から、監事が業務監査・会計監査を行い、総会で報告するために必要な、一般的な項目を確認できるように構成されています。

管理組合監査チェックリスト

八重洲マンション管理士事務所マンション管理士は、管理組合の大切な財産を守ります

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