分譲マンションには「掲示板」が必ずあります。これは管理組合の理事会や管理会社などから居住者へ公式情報を提供するためのものです。理事会や総会の議事録、またアンケートの結果や広報、設備の点検業務の日程など様々な情報が、この「掲示板」を通じて居住者に提供されます。マンションでの生活において、この「掲示板」はとても重要な情報源となります。掲示板は常に整理整頓し、居住者にみてもらえる掲示板になるように心がけましょう。

マンションの掲示板は大切な情報源だが見ない方も多い

様々な情報提供の機会、もっと言うと住民同士の交流の場としての役割も期待される掲示板ですが、これを見ていない方も多くいます。理事会や管理会社は、予め内容を確認しておいて欲しい重要な情報は、掲示板に掲示を行いますが、掲示板を素通りされてしまい「工事の話など何も聞いていない!」「掲示板に掲示して住民の皆さんに告知していますが‥「掲示板など見ていなかった‥」などというやり取りを交わした経験は多くあります。

マンションの掲示板は、居住者の導線上に設置が必要だ

掲示板は、できる限り居住者の方が目にしやすいような工夫をすることが重要です。通常、掲示板はマンションのエントランスロビーなどに設置されることが多いですが、設置場所は、住民の方の目に止まりやすい場所が望ましいでしょう。

多くのマンションの住人は、建物に入るや否や、エントランスドアを通ってメールボックスで自身の郵便物を回収し、後はまっすぐエレベーターのある場所まで直行します。そして、エレベーターが到着したら、それに乗り込んでご自身のお部屋まで一直線というのが普通です。この通行ルートにない場所に掲示板があったとしても、それに目を通してもらえないのは当然でしょう。

掲示板の位置変更は難しいが、エレベーターホールなどに小さな掲示板を設置するなどの工夫が必要

掲示板の設置場所は、居住者の通行ルートに設置し、その上で住民が目を通しやすいような工夫をすると良いでしょう。掲示板を設置するエントランスホールなどの配置状況はマンションごとに異なりますが、居住者が目を通しやすい掲示板の設置場所としては、エレベーターホールが考えられます。つまりエレベーター待ちをしている間に、掲示板に目を通してもらえるように設置するとよいでしょう。

掲示板の位置を変更することは難しいが、エレベーターホールなどに小さな掲示板を別途設置して重要な情報を掲示する

常に掲示板の整理をおこない見てもらえる「掲示板」を目指す

目につきやすい場所に掲示板を設置するだけではなく、掲示板を見やすい状態に整理しておくことも重要なポイントです。掲示板に掲示物が乱雑にごちゃごちゃ貼り付けてある場面をよく見かけますが、これではどの情報が重要で、何を優先的に読めば良いのか分かりません。

その順位付けを閲覧者がおこなうのは面倒なので、結果として「掲示板を見ない」ということになります。一般的にマンションの掲示板は、それほど大きくありません。そのため張り出せる情報の量にはおのずと制約があります。掲示板への掲示期間についてはルールを設け、期限の過ぎたものや重要度の低いものは早めに撤去して、居住者が目にしやすい環境を整えるようにしましょう。

また、掲示物は暗いところにあると高齢者には、読んでもらえません。この場合、掲示板にスポットライトを当てたり、人感センサーを設置するなどの方法が有効です。

  • 掲示板は常に整理整頓する
  • 掲示板周辺を明るくする

マンションの掲示物の基本的なつくりかた

掲示した日付を記入する

掲示日を記入することにより、居住者の関心を引くことができる

掲示期限を記入する

掲示期限が過ぎた掲示物が貼りだされていると、みてもらえなくなる

発信者を明確にする

  • ◯◯マンション管理組合
  • ◯◯マンション管理組合 理事会
  • ◯◯マンション管理組合 理事長 ◯◯
  • ◯◯管理会社

対象者を明確にする

  • 居住者
  • 区分所有者
  • 駐輪場の契約者
  • 駐車場契約者

マンションの掲示物見本

掲示物は管理室などで一覧管理する

掲示板に掲示されているコンテンツを常に把握することにより、掲示板の秩序がまもられる。

  • 不適切な内容の掲示物がないか確認
  • 掲示期日が過ぎた掲示物を確認
掲示日 掲示内容 発行元 掲示期日
2016年   8月 24日  共用部の工事実施について  管理会社 9月24日
 年  月  日 月   日
 年  月  日 月   日
 年  月  日 月   日
 年  月  日 月   日

掲示物をつくるさいの注意点

マンション掲示物枠禁止

このように掲示を枠で囲ってはいけない
葬儀を連想させ縁起が悪いと考える方がいる

まとめ

掲示板は、常に整理整頓を心がけ公式情報の伝達ツールとして活用する。点検などのお知らせの他に、理事会で「管理組合からのお知らせ」などを作成し、理事会サイドから、掲示板を通じて行う居住者コミュニケーションツールとしても活用することが大切です。管理組合に関する情報は理事会などにとどまり、他の居住者にはなかなか伝わりません。理事会での議論の内容や活動内容などを広報しオープンにしていくことが、居住者全員の管理に対する意識を高めることにつながるでしょう。
小さな工夫ですが、こういった小さな積み重ねがマンション管理の基本です。居住者同士の風通しが良くなるための「始めの一歩」として、こういった活用方法も検討してください。

しかし、どんなに工夫をしても掲示板をみない方はみない。本当に必要な情報は各戸への配布も必要だ

特に室内に立ち入る必要がある消防設備点検や、雑排水管清掃などのお知らせは、掲示板への貼付とあわせ、各戸への投函を併用することも必要となります。

マンションの掲示物の関連記事

マンション掲示物の雛形集(テンプレート)
高齢者にも読みやすいマンションの掲示物

八重洲マンション管理士事務所マンションの生活環境を向上するお手伝いをします

マンション管理士事務所による管理の質の向上
マンション管理士は、管理費削減や管理会社の変更(リプレイス)などコスト削減を専門としているように思われることが多いようですが、その業務には、誰にでも読みやすい掲示物のつくり方や管理室の整理整頓など、マンションの生活環境を良くするための支援業務も含まれています。分譲マンションに終の棲家として安心して住み続けるためには、マンション管理におけるちょっとした工夫や改善など些細なことの積み重ねが重要になってきます。そういったことが適切にアドバイスできる外部の専門家が必要な時代になっています。マンションを終の棲家にするための支援ができるマンション管理士をぜひご活用ください。マンション管理について何かお困りのことがあれば、八重洲マンション管理士事務所にお任せください。マンション管理組合の抱える問題に幅広く対応いたします。